事務職で役立つExcelスキル5選！初心者から中級者向け解説付き

はじめに

事務職に就くと、Excelはデータ管理やレポート作成に欠かせないツールとなります。多くの企業では中級レベルのExcelスキルが求められ、1分間に60文字以上のタイピング速度も期待されます。

 

本コラムでは、事務職で役立つExcelの基本から中級スキルを5つ選び、具体的な使い方を解説します。また、作業の速さとミスの少なさ、資料の見やすさ・わかりやすさも重要なポイントとして押さえておきましょう。

 

 

1. SUM関数で合計を求める

1-1. どんな時に役立つ？

売上データや在庫管理など、複数の数値を合計する場面で頻繁に使われます。

 

1-2. 具体的な使用方法

手順:

合計を求めたいセルの範囲を選択します。

その後、リボンの「オートSUM」ボタンをクリックします。

自動的に=SUM(A1:A10)のような関数が入力され、Enterを押すと合計が表示されます。

 

実践例

売上表の「売上金額」列に対して、月間の合計売上を計算する。

 

 

2. AVERAGE関数とMEDIAN関数で平均値を計算する

2-1. どんな時に役立つ？

月次報告や成績管理で、データの平均値を算出する際に便利です。

 

2-2. 具体的な使用方法

AVERAGE関数の手順:

平均を求めたいセルの範囲を選択します。

数式タブから「平均」を選び、Enterを押すと平均値が表示されます。

 

MEDIAN関数の手順:

=MEDIAN(範囲) の形式で入力します。

例えば、=MEDIAN(A1:A10) と入力すると、A1からA10の中央値が表示されます。

 

AVERAGE関数とMEDIAN関数の使い分け

AVERAGE関数は全データの算術平均を求めますが、外れ値の影響を受けやすいです。

MEDIAN関数は中央値を求めるため、外れ値の影響を受けにくく、データの偏りが大きい場合に適しています。

 

実践例

• 社員の月間勤務時間の平均を計算する際、AVERAGE関数を使用。
• 顧客の購入金額の代表値を求める際、外れ値の影響を避けるためMEDIAN関数を使用。

 

2-3. AVERAGEIF関数の活用

条件付きの平均を求める際に便利です。

例：=AVERAGEIF(A1:A10,">100") とすると、100より大きい値の平均を計算できます。

 

 

3. IF関数で条件に応じた値を表示する

3-1. どんな時に役立つ？

条件によって異なる結果を表示したい場合に有効です。例えば、売上が一定額以上の場合にボーナスを支給するといった条件設定が可能です。

 

3-2. 具体的な使用方法

手順:

=IF(条件, 真の場合の値, 偽の場合の値) の形式で入力します。

例えば、=IF(A1>100000, "ボーナス支給", "なし") と入力すると、A1の値が100,000を超える場合に「ボーナス支給」と表示されます。

 

実践例

セールスデータで、売上が目標額を達成した場合に「達成」と表示し、そうでない場合は「未達」と表示する。

 

 

4. VLOOKUP関数で特定のデータを検索する

4-1. どんな時に役立つ？

大量のデータから特定の情報を検索する際に役立ちます。例えば、社員名簿から特定の社員の部署を検索する場合などです。

 

4-2. 具体的な使用方法

手順:

=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, FALSE) の形式で入力します。

例えば、=VLOOKUP("山田", A2:C10, 2, FALSE) と入力すると、A2からC10の範囲で「山田」を検索し、2列目のデータを返します。

 

実践例

社員名簿から特定の社員の電話番号を素早く検索する。

 

 

5. ピボットテーブルでデータを要約する

5-1. どんな時に役立つ？

大量のデータを簡単に要約し、分析したい場合にピボットテーブルが非常に便利です。

 

5-2. 具体的な使用方法

手順:

集計したいデータ範囲を選択します。

リボンの「挿入」タブから「ピボットテーブル」を選択。

表示されるダイアログで、新しいシートにピボットテーブルを作成し、行や列、値の項目をドラッグ＆ドロップして集計を行います。

 

実践例

売上データを月ごとに集計し、各商品の売上を比較する。

 

 

6. スキルを実践するためのヒント

6-1. 自分の業務に合わせた練習

実際の業務データを使って練習することで、より効率的にスキルを身につけることができます。

 

6-2. オンライン学習の活用

UdemyやYouTubeを活用して、Excelの基本から応用までのスキルを段階的に学びましょう。

 

6-3. 資格取得の推奨

日商PC検定やMOS（Microsoft Office Specialist）などの資格取得を目指すことで、体系的にスキルを習得できます。

 

6-4. 作業の速さとミスの少なさを意識する

ショートカットキーの活用や、データ入力後の確認作業を習慣化することで、効率的かつ正確な作業を心がけましょう。

 

6-5. 見やすさ・わかりやすさを重視する

適切なフォーマットの使用、グラフや表の効果的な活用など、資料の視覚的な質を高める工夫を学びましょう。

 

 

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まとめ

Excelの基本から中級スキルは、事務職での業務を効率化するために欠かせません。SUMやIF、VLOOKUPといった基本的な関数からピボットテーブルの活用まで、これらのスキルを習得することで、業務の生産性が大幅に向上します。また、作業の速さ、正確さ、資料の見やすさにも注意を払いましょう。

 

 

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