今さら聞けない！ビジネスメールの基本マナーと書き方例

はじめに

ビジネスメールは、日常業務の中で頻繁に使用されるコミュニケーション手段です。しかし、意外と基本的なマナーや書き方を知らないまま使用していることも少なくありません。

 

本コラムでは、ビジネスメールの基本マナーと書き方について詳しく解説します。

 

1. 基本構成とメールの基本

1-1. メールの基本構成

ビジネスメールは、基本的に以下の構成で書かれます。

 

1. 件名
2. 宛名
3. TO・CC・BCCの適切な使い分け
   1. TO: 主な宛先
   2. CC: 関係者や参考として共有したい相手
   3. BCC: 他の受信者に気づかれたくない場合
4. 挨拶文
5. 本文
6. 締めの言葉
7. 署名

 

 

1-2. 状況別の挨拶文バリエーション

初めての連絡の場合

「初めてお世話になります。〇〇株式会社の〇〇と申します。」

 

以前からの知り合いの場合

「いつもお世話になっております。」

 

久しぶりの連絡の場合

「お久しぶりです。お変わりございませんでしょうか。」

 

 

1-3. 書き方例

例1: アポイントメントの依頼

件名: [アポイントメント依頼]〇〇社訪問について

 

株式会社〇〇 〇〇様

 

お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。

貴社にお伺いし、新製品のご提案をさせていただければと存じます。

こちらの都合にて大変恐縮ではございますが、下記日程にてご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。

 

〇〇月〇〇日（〇曜日）：〇時 - 〇時

※3候補ほど日程を記載

 

以上になります、お忙しいところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

 

〇〇株式会社

〇〇 〇〇

電話: 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

メール: example@example.com

 

 

例2: 会議資料の送付（社内）

件名: [会議資料送付]〇〇会議の資料をお送りします

 

〇〇部 〇〇さん

 

お疲れ様です、〇〇部の〇〇です。

 

先日の会議で使用しました資料を添付ファイルにてお送りいたします。

ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

 

何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

 

〇〇株式会社

〇〇 〇〇

電話: 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

メール: example@example.com

 

 

2. 注意すべきポイント

2-1. 誤字脱字を防ぐ

誤字脱字は、信頼性を損なう原因となるため、送信前に必ず確認しましょう。

 

2-2. 件名の付け方

件名作成のポイント

• 簡潔かつ具体的に内容を示す
• 緊急度や重要度がわかるようにする
• 文字数は全角30文字以内が理想的

良い件名の例

• 「【依頼】〇〇プロジェクト資料について」
• 「【至急】〇〇契約書の確認のお願い」

 

2-3. 適切な宛名を使用する

宛名は敬称を忘れずに記載し、相手に敬意を示します。

 

2-4. 本文の読みやすさ

本文作成のポイント

• 段落を適切に分ける
• 箇条書きを活用
• 一文を短く、簡潔に
• 重要な情報は最初に記載

 

2-5. 添付ファイルの注意点

• ファイルサイズは5MB以下を目安
• ファイル名は分かりやすく具体的に
• 添付忘れに注意

 

2-6. 最終確認

送信前のチェックリスト

• 宛先は正しいか
• 添付ファイルはあるか
• 誤字脱字はないか
• 語調や文面に問題はないか

 

3. まとめ

ビジネスメールは、社会人としての基本的なコミュニケーションスキルです。適切なマナーと書き方を習得することで、円滑な業務遂行が可能になります。本記事を参考に、日々のメール作成に役立ててください。

 

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