事務職の「コミュニケーション能力」って何のこと？実例5つで解説

事務職の「コミュニケーション能力」は会話の上手さではない

事務職の求人でよく見かける「コミュニケーション能力」。
この言葉は「営業みたいに話すのが得意」という意味ではなく、実務を滞りなく進めるための調整力・伝達力を指します。

ここでは、事務未経験の人でも理解しやすいように、具体的な実例で解説します。

 

 

実例1：依頼内容を正確に確認する

事務職では「言われた通りにやったつもりが違っていた」という誤差が最も避けたい事態です。

そのため、指示を受けたら内容を正しく確認する姿勢が求められます。

 

 

良いコミュニケーションの例

• 「締切は今日中でよろしいですか？」と期限を確認する
• 「この項目は数字で入力する認識で合っていますか？」と仕様を確認
• 必要な情報を質問し、作業の前提を揃える

 

会話量よりも「正確さ」が評価されるポイントです。

 

 

実例2：情報をわかりやすく伝える

事務職は部署のハブとなることが多いため、情報整理と伝達の役割が非常に重要です。

 

 

代表的な場面

• 電話の内容を要点だけまとめて担当者に伝える
• 会議の連絡を簡潔に共有する
• メールで必要な情報を抜け漏れなく記載する

 

「必要な情報がすぐ理解できる」ことが信頼につながります。

 

 

実例3：状況に応じて相談・報告ができる

事務は一人で完結する仕事ばかりではありません。
処理が遅れそう、想定外のことが起きたなど、状況に応じた報告が重要になります。

 

 

よくある相談・報告

• 「確認に時間がかかりそうなので、締切に影響しそうです」
• 「こちらの案件、優先順位を確認させてください」
• 「処理に誤差があり、再度ご確認いただけますか」

 

問題を抱え込まない姿勢が評価される場面です。

 

 

実例4：相手が仕事しやすいように配慮する

事務のコミュニケーション能力には「気配り」も含まれます。
相手の業務がスムーズになるように動くことが信頼を生みます。

 

実務での具体例

• 資料を渡すときに補足情報もつける
• 担当者の予定を見て声をかけるタイミングを調整する
• 必要な書類を先回りして準備する

 

「気が利く」と言われる行動の多くは事務の実務能力そのものです。

 

 

実例5：柔らかい対応ができる（言葉選び）

事務は社内外から問い合わせを受ける立場でもあります。
丁寧な言葉選びができるだけで、トラブルが減り、印象が改善します。

 

好まれる言い回し

• 「念のため確認させてください」
• 「お手数をおかけしますがご確認お願いします」
• 「こちらの認識で相違ないか教えていただけますか？」

 

難しい敬語より、「丁寧さ」「柔らかさ」があれば十分です。

 

 

まとめ：事務に求められるのは“話す力”ではなく“伝える力”

事務職のコミュニケーション能力とは、プレゼン力や営業力ではありません。
実務を正確に進めるための確認・伝達・共有のほうがはるかに重要です。
未経験でも、今日から意識すればすぐ伸ばせるスキルです。

 

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